외부 설문도구 개인정보 준수사항, 이벤트 회사 · 프리랜서 응모 폼 점검
외부 설문도구 개인정보는 구글·네이버폼이 아니라 폼을 운영하는 쪽이 관리·통제해야 합니다. 개인정보보호위원회(개인정보위)는 10월 16일 보도참고자료에서 공공·민간이 외부 설문조사 도구를 쓸 때도 최소 수집, 공개설정 금지, 목적 달성 시 파기 등 안전조치 의무를 지켜야 한다고 밝혔습니다. 축제 사전등록, 기업 행사 경품 응모, 기관 설명회 참가 신청을 발주처 대신 받는 이벤트 회사와 프리랜서 입장에서 계약 단계부터 순서대로 짚었습니다.
- 개인정보위는 외부 설문도구를 쓰더라도 이용기관의 관리·통제 아래 최소 수집 · 공개설정 금지 · 목적 달성 시 파기를 지켜야 한다고 밝혔습니다.
- 개인정보위는 이용기관인 수탁사와 구글·네이버폼 사이에 재위탁 관계가 성립하지 않는다고 설명했습니다.
- 위·수탁 관계는 서비스 제공자의 처리 관여 여부, 관리·통제 관계 등을 종합해 판단한다고 개인정보위는 밝혔습니다.
- 경품 배송 정보는 추첨 뒤 당첨자에게만 받는 것이 개인정보위 온라인 경품행사 가이드라인(2023년 5월)의 안내입니다.
1이벤트 회사는 이번 발표에서 무엇을 봐야 하나요?
행사 대행에서는 발주처(지자체 · 기관 · 기업)가 참가자 정보를 모으는 일을 이벤트 회사에 맡기고, 이벤트 회사는 구글폼이나 네이버폼으로 접수 창구를 여는 경우가 흔합니다. 이번 보도참고자료는 바로 이 구조를 다룹니다. 개인정보위는 위·수탁 관계를 서비스 이용 형태를 종합해 판단해야 한다고 하면서, 이용기관인 수탁사와 구글·네이버폼 등 사이에 재위탁 관계는 성립하지 않는다고 설명했습니다.
또 공공기관이 외부 설문도구로 개인정보를 모을 때의 준수 사항을 사례와 함께 안내서에 보완할 계획이라고 밝혔습니다. 공공 발주 행사를 맡는 회사라면 보완된 안내서가 나오는지 지켜볼 필요가 있습니다.
2발주처 · 이벤트 회사 · 폼 서비스, 각자 무엇을 챙기나요?
아래 표는 보도참고자료의 원칙을 행사 대행 흐름에 옮겨 본 업무 분담 예시입니다. 실제 책임 범위는 계약서와 발주처 지침을 따릅니다.
| 누가 | 주로 하는 일 | 확인할 것 |
|---|---|---|
| 발주처 | 수집 목적 · 항목 · 보관 기간 결정 | 과업지시서에 개인정보 처리 조건이 적혀 있는지 |
| 이벤트 회사 | 폼 제작 · 응답 관리 · 당첨자 연락 | 공개설정, 편집 권한, 파기 일정 |
| 현장 프리랜서 | 현장 등록 · 경품 수령 확인 | 응답 시트를 개인 휴대폰에 내려받지 않는지 |
| 폼 서비스 | 도구 제공 | 재위탁 관계로 보지 않는다는 것이 개인정보위 설명 — 관리 책임은 폼을 쓰는 쪽 |
3사전등록 · 경품 응모 폼은 어떻게 나눠 받나요?
개인정보위의 온라인 경품행사 가이드라인(2023년 5월)은 참여에 필요한 정보만 받고, 배송에 필요한 정보는 추첨 뒤 당첨자에게만 받도록 안내했습니다. 행사에 꼭 필요한 정보는 계약 이행에 해당해 별도 동의 없이 받을 수 있지만, 보유 기간과 행사 외 목적으로 쓰지 않는다는 점은 알려야 한다고 했습니다.
- 응모 단계: 참여 확인에 필요한 최소 항목(이름 또는 계정, 연락 방법)만 받습니다.
- 안내 문구: 폼 첫머리에 수집 목적 · 보유 기간 · 행사 외 미사용을 적습니다.
- 추첨 단계: 당첨자에게 개별로 연락하고, 그때 배송 주소를 따로 받습니다.
- 발표 단계: 공개 발표가 불가피하면 참여 시각이나 일부를 가린 아이디처럼 본인만 알아볼 정보만 씁니다.
- 종료 단계: 탈락자 응답부터 정리하고 발주처와 정한 날짜에 나머지를 파기합니다.
4현장 스태프와 응답 시트를 나눠 볼 때는?
현장 등록 데스크를 프리랜서에게 맡기면 응답 시트를 공유하게 됩니다. 이때 생기기 쉬운 빈틈을 표로 묶었습니다.
| 상황 | 생기기 쉬운 빈틈 | 줄이는 방법 |
|---|---|---|
| 등록 확인용 명단 공유 | 링크만 있으면 누구나 여는 설정 | 스태프 계정만 지정해 공유, 행사 뒤 권한 회수 |
| 응답자에게 결과 공유 | 구글폼 '결과 요약 보기'가 켜져 있음 | 설정의 프레젠테이션 항목에서 꺼 둠 |
| 단체 대화방 공지 | 명단 캡처를 그대로 올림 | 이름 일부만 쓰거나 개별 연락 |
구글 도움말에 따르면 '결과 요약 보기'를 사용 설정하면 각 질문의 전체 텍스트 응답이나 차트가 양식에 응답할 수 있는 모든 사용자에게 표시됩니다. 개인정보위는 구글폼 공개 옵션을 잘못 설정한 개인정보처리자에게 과태료를 부과한 바 있다고 밝혔습니다(2021년 12월, 2022년 4월 · 12월 등).
5행사가 끝나면 무엇을 넘기고 무엇을 지우나요?
- 발주처와 결과 보고서에 넣을 범위를 정합니다. 참가 인원 · 연령대처럼 개인을 알아볼 수 없는 통계면 충분한지 먼저 묻습니다.
- 명단 원본을 넘겨야 한다면 전달 방법(암호 설정 파일 등)과 받는 사람을 정합니다.
- 폼 응답, 내려받은 파일, 스태프 휴대폰 사진 · 메시지를 함께 정리합니다.
- 언제 무엇을 지웠는지 짧게 기록해 발주처에 알립니다.
6입찰 · 계약 단계에서 미리 정해 둘 것은?
제안서에 '온라인 사전등록 운영'을 넣는다면 어떤 도구를 쓰는지, 공개설정과 권한을 누가 관리하는지, 행사 뒤 언제 파기하는지를 한 줄씩 적어 두면 발주처 검토가 빨라집니다. 공공 발주는 개인정보위가 보완하겠다고 밝힌 안내서 내용도 함께 확인합니다. 축제 · 입찰 · 일감 소식은 이벤트 코리아 홈에서, 현장 운영 관련 다른 글은 칼럼 목록에서 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
구글폼으로 응모를 받으면 구글이 재수탁자가 되나요?
개인정보위는 이용기관인 수탁사와 구글·네이버폼 등 사이에 재위탁 관계는 성립하지 않는다고 설명했습니다. 다만 폼을 쓰는 쪽이 관리·통제 아래 안전조치를 지켜야 합니다.
경품 응모 폼에 주소를 미리 받아도 되나요?
개인정보위 온라인 경품행사 가이드라인은 배송에 필요한 정보를 추첨 뒤 당첨자에게만 받도록 안내했습니다.
문의는 어디로 하나요?
보도참고자료에 적힌 개인정보위 담당 부서는 개인정보정책과 · 자율보호정책과입니다(문의처는 개인정보위 누리집에서 확인).
