부산 행사 제안서, 과업지시서와 평가표로 목차 짜는 법
부산 행사 제안서는 우리 회사 소개가 아니라 과업지시서의 요구와 평가표의 항목에 하나씩 답하는 문서입니다. 평가위원은 평가표를 옆에 두고 제안서를 넘기기 때문에, 목차를 평가 항목 순서에 맞추면 점수를 줄 자리를 쉽게 찾습니다. 과업지시서 읽는 법, 대조표 만드는 법, 목차 틀과 발표 준비를 차례로 봅니다.
- 제안서 목차는 회사 자랑 순서가 아니라 평가표 항목 순서로 짭니다.
- 과업지시서의 요구 문장을 한 줄씩 뽑아 대조표를 만들면 누락이 사라집니다.
- 분량은 배점이 큰 항목에 더 많이, 배점이 작은 항목은 짧고 분명하게 씁니다.
- 행사장 조건은 공식 누리집에서 확인한 내용만 적고 출처를 남깁니다.
- 발표는 제안서 요약이 아니라 평가위원이 물을 질문에 먼저 답하는 순서로 준비합니다.
1. 제안서를 쓰기 전에 무엇을 읽어야 하나요?
공고문과 함께 오는 제안요청서와 과업지시서가 출발점입니다. 제안요청서에는 평가 방법과 배점, 제출 형식이 적혀 있고, 과업지시서에는 행사 개요, 수행 범위, 수행 조건이 적혀 있습니다. 지방자치단체가 협상에 의한 계약으로 발주할 때는 제안요청서 등 필요한 서류를 참가자에게 내주도록 되어 있고, 제안서는 제안서평가위원회가 평가합니다.
부산시 누리집의 입찰공고 메뉴는 나라장터에 올라온 부산시 공사 · 용역 · 물품 입찰공고를 보여 주고, 같은 누리집에 입찰 · 계약 서식 자료실도 있습니다. 서식에 계약 관련 양식이 모여 있으니 제안서와 함께 낼 서류의 모양을 미리 볼 수 있습니다.
- 제안요청서의 평가표(항목 · 배점 · 평가 방법)를 먼저 읽습니다.
- 과업지시서를 처음부터 끝까지 읽으며 '~해야 한다', '~할 것'으로 끝나는 문장에 표시합니다.
- 제출 형식(쪽수 제한, 글자 크기, 파일 형식, 블라인드 조건)을 따로 메모합니다.
- 모르는 조건은 질의 기간 안에 발주 부서에 서면으로 묻습니다.
2. 과업지시서 · 평가표 대조표 만드는 법
표시한 요구 문장을 모두 뽑아 평가 항목 옆에 붙이면 대조표가 됩니다. 이 표 한 장이 곧 목차 초안이고, 제출 전 누락 점검표입니다. 아래는 축제 대행 용역에서 흔히 보이는 평가 항목 이름으로 만든 예시입니다. 실제 항목과 배점은 공고마다 다르니 반드시 해당 제안요청서를 기준으로 바꿉니다.
| 평가 항목(예시) | 과업지시서 요구 문장 | 제안서에서 답할 쪽 | 증빙 |
|---|---|---|---|
| 사업 이해도 | 행사 목적 · 대상 · 기대 효과 | 기획 배경 · 목표 | 발주처 자료 인용 |
| 기획 · 연출 | 주제 공연, 개 · 폐막식 구성 | 프로그램 · 큐시트 초안 | 연출 시안 |
| 무대 · 시설 운영 | 무대 · 음향 · 조명 · 전기 | 장비 구성표 · 배치도 | 장비 목록 · 협력사 확인서 |
| 안전 관리 | 안전 요원 배치, 비상 대응 | 안전관리 계획 · 비상 동선 | 인력 배치표 |
| 홍보 | 온 · 오프라인 홍보 | 홍보 일정 · 채널 | 채널별 계획 |
| 수행 조직 | 총괄 책임자 · 인력 구성 | 조직도 · 역할표 | 경력 증빙 |
3. 부산 행사 제안서의 목차는 어떤 순서가 좋나요?
제안요청서가 목차를 정해 주면 그대로 따릅니다. 정해 주지 않았다면 평가표 순서를 그대로 목차 순서로 씁니다. 평가위원이 채점표를 넘기는 순서와 제안서를 넘기는 순서가 같아야 점수를 줄 근거를 찾는 데 시간이 걸리지 않습니다.
- Ⅰ. 제안 개요 — 한 쪽 요약: 행사 목표, 핵심 제안 세 가지
- Ⅱ. 사업 이해 — 발주처가 적은 목적을 우리 말로 다시 정리
- Ⅲ. 세부 수행 계획 — 프로그램, 무대 · 시설, 인력 운영
- Ⅳ. 안전 · 비상 대응 계획 — 우천 · 강풍 기준 포함
- Ⅴ. 홍보 계획
- Ⅵ. 수행 조직 · 일정 — 역할표와 준비 일정표
- Ⅶ. 기타 제안 — 과업 범위 안에서 할 수 있는 것만
4. 부산 행사장 조건은 어떻게 제안서에 반영하나요?
행사장 조건을 정확히 적으면 사업 이해도가 드러납니다. 다만 조건은 짐작하지 말고 행사장 공식 누리집에서 확인한 것만 씁니다. 예를 들어 해운대구의 벡스코(BEXCO)는 누리집 시설 안내에서 제1전시장, 제2전시장, 컨벤션홀, 회의실, 오디토리움을 나눠 안내합니다. 실내 행사라면 어느 시설을 쓰는지에 따라 반입 동선과 전기 · 무대 조건이 달라지니 시설 안내와 주차 안내를 함께 봅니다.
야외 행사는 주최 · 주관 구조부터 확인합니다. 광안리해수욕장 일원에서 열리는 부산불꽃축제는 공식 누리집 행사 개요에 주최와 주관 기관이 따로 적혀 있습니다. 대행사가 받는 과업이 주관 기관의 일 가운데 어느 부분인지 알아야 제안서의 역할 분담표를 바르게 그릴 수 있습니다.
| 확인할 조건 | 어디서 확인 | 제안서 반영 위치 |
|---|---|---|
| 시설 구분 · 반입 동선 | 행사장 공식 누리집 시설 안내 | 무대 · 시설 운영 계획 |
| 주차 · 차량 진입 | 행사장 공식 누리집 주차 안내 | 운영 · 교통 계획 |
| 주최 · 주관 기관 | 축제 공식 누리집 행사 개요 | 수행 조직 · 역할 분담 |
| 발주처 서식 | 부산시 누리집 입찰 · 계약 서식 | 제출 서류 준비 |
5. 분량은 어디에 얼마나 써야 하나요?
쪽수 제한이 있으면 배점 비율대로 쪽수를 나누는 것이 기본입니다. 배점이 큰 세부 수행 계획과 안전 계획에는 표 · 배치도 · 큐시트 초안을 넣고, 배점이 작은 항목은 한두 쪽으로 핵심만 씁니다. 같은 말을 여러 장에 되풀이하면 평가위원이 읽을 시간을 빼앗습니다.
큐시트 초안과 무대 구성안을 처음부터 만들기 어렵다면 이벤트 코리아의 행사 기획서 도구와 3D 무대 시안 기능으로 초안을 잡은 뒤, 과업지시서 조건에 맞게 고쳐 쓰는 방법도 있습니다.
6. 발표 평가는 어떻게 준비하나요?
발표는 제안서를 처음부터 읽는 자리가 아닙니다. 평가위원이 궁금해할 질문, 곧 '비가 오면 어떻게 하나', '총괄 책임자는 현장에 상주하나', '장비는 보유인가 임차인가'에 먼저 답하는 순서로 짭니다.
- 첫 장에서 행사 목표와 핵심 제안 세 가지를 말합니다.
- 대조표의 쪽수 칸을 보며 예상 질문별 답변 쪽을 표시해 둡니다.
- 발표 시간 제한에 맞춰 두 번 이상 시간을 재며 연습합니다.
- 블라인드 조건이 있으면 발표 자료에서 회사 이름 · 로고를 뺍니다.
자주 묻는 질문
부산 행사 제안서 목차는 정해진 양식이 있나요?
제안요청서가 목차를 정해 주면 그대로 따릅니다. 정해 주지 않았다면 평가표 항목 순서대로 목차를 짜는 것이 평가위원이 읽기 쉽습니다.
과업지시서와 제안요청서는 무엇이 다른가요?
제안요청서에는 평가 방법 · 배점 · 제출 형식이, 과업지시서에는 행사 개요와 수행 범위 · 조건이 주로 적혀 있습니다. 둘을 대조표 한 장으로 합쳐 목차를 짭니다.
행사장 정보는 어디서 가져와야 하나요?
행사장과 축제의 공식 누리집에서 확인한 내용만 쓰고 출처를 남깁니다. 블로그나 광고 글의 숫자는 옮겨 적지 않습니다.